Document management steeds belangrijker

Het is slim om aan een extern bedrijf uw administratie uit te bestedenBureaucratie is een woord dat vaak gebruik wordt om aan te geven dat er voor iets veel te veel regeltjes en papierwerk is. Alleen al het kopen van een tweedehands auto levert u het nodige papierwerk op. Om maar te zwijgen over het krijgen van een kindje. Op tal van locaties moet hij of zij ingeschreven worden en voor de wet moet er het een en ander vastgelegd worden. Ook op zakelijk gebied moet bijna alles gedocumenteerd worden. Hoe groter uw onderneming wordt, hoe meer papierwerk er nodig is. Vandaar dat document management steeds belangrijker wordt. Om het overzicht te bewaren en alles te ordenen.

Wat is document management?

Een spreker van het Engels kan uit het begrip document management al de nodige informatie halen. Voor hem of haar zal duidelijk zijn dat het om het management van documenten gaat. Vroeger gebeurde dit met behulp van grote opbergmappen en ordners. Tegenwoordig zijn daar veel meer mogelijkheden voor, waaronder de digitale opslag van documenten. Document management gaat tegenwoordig vaak over die online, digitale ordening van documenten en overig papierwerk.

Het grote voordeel

Het grote voordeel van document management is dat alles voor u een stuk overzichtelijker wordt. U hoeft niet meer te bedenken in welke map u de bon van die aankoop heeft gedaan, omdat die bon gewoon is opgenomen in het digitale bestand. Het zoeken is een stuk gemakkelijker, omdat dat niet meer handmatig hoeft. Maar met een zoekfunctie dus. En met die zoekfunctie heeft u binnen de kortste keren die gewenste bon boven water.

Minimaliseren van de kans op miscommunicatie

Een ander groot pluspunt van document management is dat de kans op miscommunicatie nagenoeg daalt tot het nulpunt. De gegevens worden via document management namelijk centraal opgeslagen, waardoor ze gemakkelijk te raadplegen zijn. Vaak wordt via een digitaal systeem op het gebied van document management ook een koppeling gemaakt naar administratieve processen. Hiermee valt zoveel mogelijk van de activiteiten binnen een organisatie in één systeem. Erg overzichtelijk natuurlijk en zoals ik al zei: de kans op miscommunicatie neemt door die werkwijze flink af.

Wie krijgen er toegang tot zo’n systeem?

De vraag is altijd: wie krijgen er toegang tot een systeem van document management? Het is namelijk niet verstandig om iedereen binnen een organisatie toegang te verlenen tot het systeem. Dan bestaat de kans dat het overzicht alsnog verdwijnt, terwijl je juist daarom overgegaan bent op document management. U dient dus een goede afweging te maken wie u wel of niet toelaat tot het systeem. Het is logisch om mensen die zich binnen uw organisatie bezighouden met administratieve processen toegang te verlenen. Zij worden met zo’n systeem gefaciliteerd en zijn gebaat bij het werken met zo’n systeem.

Verschillende software pakketten

Het is overigens wel zo dat er veel mogelijkheden zijn op het gebied van document management. Als u zegt dat u met uw organisatie toe wilt naar een digitale documentatie, dient u nog wel te kiezen uit een bepaald software pakket. Daar gaan nog wel wat uurtjes in zitten. Houd daar rekening mee voordat u uiteindelijk besluit om over te stappen op digitale documentatie.